Feeds:
Berichten
Reacties

Archive for oktober, 2011

Steeds meer en meer gemeenten gaan digitaal vergaderen. Gouda, Nijmegen, Arnhem, Amsterdam allemaal voorbeelden van gemeenten die digitaal zijn gaan vergaderen. Daarbij is ook begin september de eerste kamer over gestapt op digitaal vergaderen. Nu is het wachten totdat de 151 leden van de Tweede Kamer ook digitaal gaan vergaderen.

Eerste kamer vergaderd digitaal

Waarom gaat de gemeente digitaal vergaderen?

Digitaal vergaderen heeft een hoop voordelen, om een aantal te noemen;

–  Kosten besparend en goed voor milieu
    Voor gemeenten (en andere grote instanties) dienen alle stukken, per deelnemer uitgeprint en verspreid te worden. Dit kost jaarlijks een paar duizend euro aan papier. Papier dat onnodig wordt gebruikt, aangezien niet alle documenten door iedereen worden gelezen en eigenlijk ongelezen weggegooid worden.
Door digitaal vergaderen zijn alle stukken op een centraal punt opgeslagen en toegankelijk voor alle deelnemers.

–  Papier reductie
Je kent het wel, je loopt met een stapel papier de vergadering in. Gelukkig is de stapel papier niet uit je handen gevallen tijdens het loopje naar de vergadering toe. En dan tijdens de vergadering wordt gerefereerd aan een artikel van 3 weken terug. Je wilt het even snel pakken, maar voordat je het weet duurt het weer 5 min voordat je het gevraagde document hebt gevonden.

–  Efficiënt
Veel tijd van vergaderen is niet het vergaderen zelf maar de voorbereiding en afsluiting. Wanneer vergaderen behoort tot je dagelijkse werkzaamheden, kom je aan de rest nauwelijks toe. Door digitaal te vergaderen wordt een deel van deze tijd ingekort omdat veel documentatie al opgeslagen is en digitaal staat.

Digitaal vergaderen is een investering die zich snel terugverdient. Op de markt zijn alle vele applicaties voor digitaal vergaderen en documentopslag. Deze applicaties zoals Evernote en Dropbox zijn echter persoonlijk gebonden en de documenten zijn daardoor niet toegankelijk voor alle leden van de vergadering. Daarbij is het niet optimaal beveiligd en kan een slimme hacker de bestanden downloaden, voor stukken van een raadsvergadering niet echt handig.

De grootste investering zit daarom in het beveiligen. De applicatie voor de eerste kamer heeft €100.000 euro gekost. Naast de kosten voor de beveiliging is het ontwikkelen en optimaliseren van een vergaderapplicatie ook een investering echter, een goed werkende applicatie is een must.

Wilt u net als vele gemeenten in Nederland ook digitaal vergaderen? Neem dan contact op met JEFF Meetings, de oplossing voor efficiënt en papierloos vergaderen! Bel 079 36 33 550 of mail, meer weten kijk op de site…

Advertenties

Read Full Post »

Met JEFF MEETINGS heeft u een vergader- en agendatool in handen waarmee alle documenten, die op de vergadering ter bespreking komen, direct binnen hand- bereik zijn. Met JEFF MEETINGS wordt een digitale agenda gecreëerd die de leden van de vergadering gebruiken als planning tool en als document- beheersysteem. Uw bestuurders hebben alle relevante informatie in één omgeving, in één app!

Schermafbeelding JEFF Meetings

Schermafbeelding JEFF Meetings

 Voor wie is JEFF MEETINGS?
De JEFF MEETINGS is ideaal voor; bestuursleden, managementteams, raad van bestuur, branche organisaties, accountmanagers, etc. Voor iedereen op bestuursniveau die binnen de organisatie op regelmatige basis een vergadering heeft. Voor iedereen die van te voren de vergaderstukken wil inzien, aantekeningen kunnen maken en alle informatie direct ter beschikking heeft, maar wel zonder stapels documenten de vergadering in wil lopen.

 Wat zijn de voordelen
• Het werken met JEFF MEETINGS maakt dat een vergadering inhoudelijk verder gaat. Alles bij de hand en nooit meer stukken kwijt! Maar daarnaast levert de app de organisatie een bijdrage aan. Denk daarbij aan de jaarlijkse besparing op print en drukwerkkosten.

• Vergaderen met JEFF MEETINGS draagt bij aan ‘het nieuwe werken’ oftewel uw bestuurders werken mobiel, via de Tablet PC en hebben overal toegang tot de documentatie die bij de vergaderingen van belang zijn.

• Als u JEFF MEETINGS gebruikt in combinatie met de Good Reader app dan is het zelfs mogelijk om de vergaderstukken direct tijdens de vergadering aan te passen.

Hoe werkt het?
Als alle leden van de vergadering de app hebben geïnstalleerd zal de beheerder van JEFF MEETINGS de vergaderingen inplannen. Van te voren heeft hij/zij de stukken bij de vergadering geplaatst. Als voorbereiding op de vergadering zal elk lid de stukken doornemen en in de app aantekeningen kunnen maken. Tijdens de vergadering worden de agendapunten afgewerkt en kunnen de betreffende stukken besproken worden. Iedereen heeft de stukken bij zich en neemt actief & inhoudelijk deel aan uw bestuurdervergadering!

 

Meer weten
Meer weten over JEFF MEETINGS? Kijk op www.jeffmeetings.nl of bel 079 36 33 550 voor een demonstratie.

 

Read Full Post »

Vrijdag 7 oktober was het zover, de lang verwachtte website lancering van JEFF Meetings. Veel relaties waren aanwezig om onder het genot van een sateetje te genieten van een demonstratie tafeltennis en deel uit te maken van de website presentatie van JEFF Meetings.

Presentatie Roshan Warjavand

Roshan Warjavand, Business Development Manager bij de Remotion en verantwoordelijk voor o.a. JEFF Meetings, gaf een korte maar duidelijke presentatie. Onder de noemer JEFF Solutions zullen er meerdere producten op de markt komen zoals JEFF LiveScore en JEFF Events. In de presentatie werden de voordelen van het digitaal vergaderen met JEFF Meetings uitgelegd.

Remotion vindt de combinatie van sport met zakendoen erg belangrijk. Vandaar dat er entertainment was, in de vorm van een tafeltennisclinic, verzorgd door Zeng Zheng uit China en Ruud van Graafeiland eredivisieteam Enjoy & Deploy van vereniging Taverzo uit Zoetermeer. 

Victor Pardaans krijgt uitleg van Ruud van Graafeiland

Het was een geslaagde website lancering!  Bent u benieuwd naar foto’s die zijn genomen? Wordt vrienden met Jeff op facebook en blijf op de hoogte met nieuwe ontwikkelingen.

Read Full Post »