Feeds:
Berichten
Reacties

Archive for oktober, 2012

Mooie JEFF MEETINGS met @glossybox_nl aanbieding door de Nederlandse Vereniging van Directiesecretaressen.@FOLLOW_JEFF http://ow.ly/eLayy

Advertenties

Read Full Post »

15 Vergaderadviezen

1. Bereid je voor. Wilbert van Vree: ‘Mensen beginnen vaak pas na te denken als ze bij de vergadering zitten. Als iedereen zich vooraf voorbereidt, scheelt dat enorm.’

2. Stop de agendavergadering? Richard Stomp: ‘Er kan minder worden vergaderd. “Het stond al weken gepland”, is geen reden.’ De bijeenkomst moet een duidelijk doel hebben.

3. Beperk het aantal onderwerpen. Maak keuzes. Sommige thema’s kunnen best in een ‘bilateraaltje’ of skypeconferentie worden behandeld.

4. Begin op tijd. Heb geen geduld met laatkomers. ‘Te laat beginnen, betekent te laat eindigen’, constateert Peter Beunk. ‘Zien deze mensen elkaar alleen bij deze bijeenkomst? Ruim kort tijd in voor bijpraten aan het begin.’

5. Beperk het aantal deelnemers. ‘Bij vergaderingen van vijftien mensen of meer gaan er een paar direct in de bioscoopstand’, zegt Van Vree. ‘Soms zit je met te veel mensen samen, die niet allemaal betrokken of nodig zijn bij alle onderwerpen.’

6. Voel je verantwoordelijk. Dirk van Dorsselaer: ‘”Ik doe het geweldig, de anderen laten de vergadering zo uitlopen.” Deelnemers denken meestal van zichzelf dat zij niet het probleem zijn.’ Daar denken anderen meestal niet zo over.

7. Zet mobiele telefoons uit. Geen gegame en ge-sms tijdens de vergadering.

8. Vergader staand. Staand vergaderen helpt, stelt Stomp: ‘Je gaat er korter van vergaderen’. Uit TNO-onderzoek (2008) bleek dat staande mensen, rond statafels, korter gingen vergaderen.

9. Kies een ‘fit’ moment. ‘Vergader als mensen fit zijn’, zegt Van Vree. ‘Eind van de ochtend of eind van de middag’. Niet meteen ’s ochtends (nog niet wakker), niet na de lunch (doezelig na eten). Stomp: ‘Beleg een vergadering als mensen erna nodig weg willen: vlak vóór de lunch, een uur voordat ze naar de crèche moeten’.

10. Maak als voorzitter zelf de agenda. Vaak maakt de secretaresse de agenda. Liever niet doen. De voorzitter moet weten wat er op de agenda staat, welke punten belangrijk zijn en die eventueel naar voren halen.

11. Kap af. ‘Jan, we weten dat je veel verstand hebt van dit onderwerp, maar misschien willen anderen ook iets zeggen.’ Het kan veel tijd schelen als de voorzitter erbovenop zit. Wanneer de leidinggevende de voorzitter is, ontstaat er vaak een ander probleem: hij hoort zichzelf te graag praten. Dat kost tijd.

12. Vergader ‘ondemocratisch’. Dat is nuttig als de voorzitter wél leidinggevend is. Bij aanvang maakt hij duidelijk wat het doel is van de vergadering: ‘Vandaag wil ik jullie mening horen over het nieuwe computersysteem.’ En als dat is gezegd: ‘Bedankt, ik kan weer verder’.

13. Schrap de rondvraag. Van Vree: ‘Vervang de rondvraag door: agendapunten voor volgende keer. De rondvraag is een uitnodiging om onvoorbereide punten naar voren te brengen.’

14. Nooit opnemen: agendapunt WVTTK. Dat is vrágen om problemen.

15 . Vergader niet. Maar wees dan wel voorbereid op personeelsoproer. Van Dorsselaer: ‘Wanneer in Nederland een besluit wordt genomen zónder overleg, breekt de pleuris uit.’

Bron: Intermediair

Read Full Post »