Steeds meer en meer gemeenten gaan digitaal vergaderen. Gouda, Nijmegen, Arnhem, Amsterdam allemaal voorbeelden van gemeenten die digitaal zijn gaan vergaderen. Daarbij is ook begin september de eerste kamer over gestapt op digitaal vergaderen. Nu is het wachten totdat de 151 leden van de Tweede Kamer ook digitaal gaan vergaderen.
Eerste kamer vergaderd digitaal
Waarom gaat de gemeente digitaal vergaderen?
Digitaal vergaderen heeft een hoop voordelen, om een aantal te noemen;
– Kosten besparend en goed voor milieu
Voor gemeenten (en andere grote instanties) dienen alle stukken, per deelnemer uitgeprint en verspreid te worden. Dit 
kost jaarlijks een paar duizend euro aan papier. Papier dat onnodig wordt gebruikt, aangezien niet alle documenten door iedereen worden gelezen en eigenlijk ongelezen weggegooid worden.
Door digitaal vergaderen zijn alle stukken op een centraal punt opgeslagen en toegankelijk voor alle deelnemers.
– Papier reductie
Je kent het wel, je loopt met een stapel papier de vergadering in. Gelukkig is de stapel papier niet uit je handen gevallen tijdens het loopje naar de vergadering toe. En dan tijdens de vergadering wordt gerefereerd aan een artikel van 3 weken terug. Je wilt het even snel pakken, maar voordat je het weet duurt het weer 5 min voordat je het gevraagde document hebt gevonden.
– Efficiënt
Veel tijd van vergaderen is niet het vergaderen zelf maar de voorbereiding en afsluiting. Wanneer vergaderen behoort tot je dagelijkse werkzaamheden, kom je aan de rest nauwelijks toe. Door digitaal te vergaderen wordt een deel van deze tijd ingekort omdat veel documentatie al opgeslagen is en digitaal staat.
Digitaal vergaderen is een investering die zich snel terugverdient. Op de markt zijn alle vele applicaties voor digitaal vergaderen en documentopslag. Deze applicaties zoals Evernote en Dropbox zijn echter persoonlijk gebonden en de documenten zijn daardoor niet toegankelijk voor alle leden van de vergadering. Daarbij is het niet optimaal beveiligd en kan een slimme hacker de bestanden downloaden, voor stukken van een raadsvergadering niet echt handig.
De grootste investering zit daarom in het beveiligen. De applicatie voor de eerste kamer heeft €100.000 euro gekost. Naast de kosten voor de beveiliging is het ontwikkelen en optimaliseren van een vergaderapplicatie ook een investering echter, een goed werkende applicatie is een must.
Wilt u net als vele gemeenten in Nederland ook digitaal vergaderen? Neem dan contact op met JEFF Meetings, de oplossing voor efficiënt en papierloos vergaderen! Bel 079 36 33 550 of mail, meer weten kijk op de site…
JEFF MEETINGS 