Feeds:
Berichten
Reacties

Jeff Meetings was voor dit jaar het eerst als standhouder aanwezig op het Management Support Event. Twee dagen lang konden management assistenten en officemanagers kennis maken met het gemak van JEFF MEETINGS. Met meer dan 100 inschrijvingen voor een dem0account Jeff Meetings geeft wel aan dat er op dit moment een brede interesse is in Het Nieuwe Werken. Daarin lopen de management assistenten voorop als het gaat om nieuwe producten innovatie op de werkplek. Leuk om te zien dat er zo veel interesse is.

Tijdens de beurs geldt een speciale actie met Glossybox. Bij ieder abonnement JEFF MEETINGS geven wij de office manager een jaarabonnement (12x thuisgestuurd) op de Glossybox kado (zie ook www.jeffmeetings.nl/glossybox).

Mooie JEFF MEETINGS met @glossybox_nl aanbieding door de Nederlandse Vereniging van Directiesecretaressen.@FOLLOW_JEFF http://ow.ly/eLayy

15 Vergaderadviezen

1. Bereid je voor. Wilbert van Vree: ‘Mensen beginnen vaak pas na te denken als ze bij de vergadering zitten. Als iedereen zich vooraf voorbereidt, scheelt dat enorm.’

2. Stop de agendavergadering? Richard Stomp: ‘Er kan minder worden vergaderd. “Het stond al weken gepland”, is geen reden.’ De bijeenkomst moet een duidelijk doel hebben.

3. Beperk het aantal onderwerpen. Maak keuzes. Sommige thema’s kunnen best in een ‘bilateraaltje’ of skypeconferentie worden behandeld.

4. Begin op tijd. Heb geen geduld met laatkomers. ‘Te laat beginnen, betekent te laat eindigen’, constateert Peter Beunk. ‘Zien deze mensen elkaar alleen bij deze bijeenkomst? Ruim kort tijd in voor bijpraten aan het begin.’

5. Beperk het aantal deelnemers. ‘Bij vergaderingen van vijftien mensen of meer gaan er een paar direct in de bioscoopstand’, zegt Van Vree. ‘Soms zit je met te veel mensen samen, die niet allemaal betrokken of nodig zijn bij alle onderwerpen.’

6. Voel je verantwoordelijk. Dirk van Dorsselaer: ‘”Ik doe het geweldig, de anderen laten de vergadering zo uitlopen.” Deelnemers denken meestal van zichzelf dat zij niet het probleem zijn.’ Daar denken anderen meestal niet zo over.

7. Zet mobiele telefoons uit. Geen gegame en ge-sms tijdens de vergadering.

8. Vergader staand. Staand vergaderen helpt, stelt Stomp: ‘Je gaat er korter van vergaderen’. Uit TNO-onderzoek (2008) bleek dat staande mensen, rond statafels, korter gingen vergaderen.

9. Kies een ‘fit’ moment. ‘Vergader als mensen fit zijn’, zegt Van Vree. ‘Eind van de ochtend of eind van de middag’. Niet meteen ‘s ochtends (nog niet wakker), niet na de lunch (doezelig na eten). Stomp: ‘Beleg een vergadering als mensen erna nodig weg willen: vlak vóór de lunch, een uur voordat ze naar de crèche moeten’.

10. Maak als voorzitter zelf de agenda. Vaak maakt de secretaresse de agenda. Liever niet doen. De voorzitter moet weten wat er op de agenda staat, welke punten belangrijk zijn en die eventueel naar voren halen.

11. Kap af. ‘Jan, we weten dat je veel verstand hebt van dit onderwerp, maar misschien willen anderen ook iets zeggen.’ Het kan veel tijd schelen als de voorzitter erbovenop zit. Wanneer de leidinggevende de voorzitter is, ontstaat er vaak een ander probleem: hij hoort zichzelf te graag praten. Dat kost tijd.

12. Vergader ‘ondemocratisch’. Dat is nuttig als de voorzitter wél leidinggevend is. Bij aanvang maakt hij duidelijk wat het doel is van de vergadering: ‘Vandaag wil ik jullie mening horen over het nieuwe computersysteem.’ En als dat is gezegd: ‘Bedankt, ik kan weer verder’.

13. Schrap de rondvraag. Van Vree: ‘Vervang de rondvraag door: agendapunten voor volgende keer. De rondvraag is een uitnodiging om onvoorbereide punten naar voren te brengen.’

14. Nooit opnemen: agendapunt WVTTK. Dat is vrágen om problemen.

15 . Vergader niet. Maar wees dan wel voorbereid op personeelsoproer. Van Dorsselaer: ‘Wanneer in Nederland een besluit wordt genomen zónder overleg, breekt de pleuris uit.’

Bron: Intermediair

Naar aanleiding van ‘Dag van Het Nieuwe Werken’ schrijf ik vandaag een blog over HNW voor jullie, de werknemers. Tevens is het ook Valentijnsdag en kun je jouw tijd goed indelen dankzij HNW. Tijd voor je partner en tijd voor je werk!

Waarom HNW?

Weinig beweging, geen inspiratie, overwerken, in de file staan ‘s ochtends  en ’s avonds, vergaderen met onnodig veel papierwerk of vele andere ergernissen en factoren voor werknemers waardoor zij gestrest raken, ontevreden worden of zelfs een burn -out krijgen. Je bent gebonden aan een werkplek, “Het Oude Werken”. Daarom sta ik volledig achter HNW. Mijn naam is JEFF en ik richt me vooral op efficiency, voordeligheid, innovatie, eenvoud en veiligheid. Ik geloof dat wij middels deze pijlers de wereld beter en gemakkelijker kunnen maken.  

 

Inmiddels is de term “Het Nieuwe Werken” een feit, een oplossing om de bovenstaande ergernissen en factoren tegen te gaan, de arbeidsproductiviteit te verhogen en tegelijkertijd flink wat centen te besparen, een win- win situatie voor alle partijen. Middels dit blog zal ik aangeven hoe belangrijk de werknemers flexibel werken vinden en wat de voordelen zijn van Het Nieuwe Werken voor de werknemers.

Salaris belangrijker dan flexibel werken?

Jong Nederlands personeel, geboren na 1980, hecht meer belang aan flexibel werken, opleidingsmogelijkheden en een goede werk -privé balans, dan aan salaris. Ook de mogelijkheden om internationale ervaring op te doen is een belangrijk aspect. Dit is gebleken uit het nieuwe onderzoek van PwC “Millenials at work” onder 4000 ‘young’ professionals uit 75 landen. Nederlandse ondernemers gaan een stapje verder dan hun internationale collega’s.

Het salaris staat niet in top 5 lijst van de belangrijkste aspecten.  De grote uitdaging voor werkgevers is het boeien en binden van deze nieuwe generatie werknemers die duidelijk focussen op hun persoonlijke ontwikkeling, concluderen de onderzoekers. Een kwart van de respondenten verwacht in hun leven voor zes of meer werkgevers te werken.

Flexibel werken, persoonlijke ontwikkeling en carrière zijn dus de belangrijkste punten voor een werknemer tegenwoordig.

 De voordelen van ‘Het Nieuwe Werken’ voor werknemers

Werkgevers willen graag dat de productiviteit verhoogd worden. Hiervoor moeten de werkgevers ook de middelen bieden om dit mogelijk te maken. Slim inzetten van ICT is hierin van belang, een hoop problemen en hoge kostenposten vermijden. Daarom ben ik zelf aan JEFF MEETINGS gaan werken.  een vergaderapplicatie welke een sterke basis moet zijn voor elke werknemer, als het gaat om flexibiliteit, efficiëntie en veiligheid van informatie en kennis  Iets wat je altijd bij je hebt en bij kan, iets waar je al je documenten in hebt staan en toch heel compact is. JEFF MEETINGS is het resultaat geworden. Een goed basis element dat  essentieel kan zijn in Het Nieuwe Werken.

 Goede afspraken: Door dezelfde procedure te hanteren met betrekking tot het delen van agenda’s, het opslaan van bestanden en andere processen is de efficiency duidelijk toegenomen wat leidt tot directe kostenbesparing. Bovendien is deze manier zeer overzichtelijk, gemakkelijk en vind je alle  belangrijke informatie gemakkelijk terug.  

 Werknemer voelt zich op de vingers gekeken door zijn/haar baas: Ook al spreken de vacature -advertenties bijna altijd over zelfstandigheid en open bedrijfsculturen, in de praktijk gaat dit altijd anders dan verwacht. Ruim driekwart van de Nederlandse werknemers wordt intensiever gecontroleerd door hun managers dan hen lief is. Uit de inventarisatie van http://www.jobbird.com/ blijkt verder dat 40 procent zich zelfs voortdurend op de vingers voelt gekeken. Nog eens 40 procent wordt naar eigen zeggen weliswaar niet streng gecontroleerd, maar geeft wel aan meer vrijheid te willen.

 Toename loyaliteitsuren: De werkelijke gewerkte uren nemen fors toe. Mensen hebben te kans om dingen te doen die voorheen niet konden. Even nog op zondagavond mijn mailbox checken en tussendoor het verslag afronden. 

 Ziekteverzuim: Er word meer flexibiliteit aangeboden. Het ziekteverzuim neemt binnen de organisatie af. Het personeel krijgt de vrijheid om de uren op eigen manier in te zetten. De nadruk ligt meer op targets en resultaat, waar het uiteindelijk om draait! Op deze manier kunnen projecten alleen maar beter worden gecoördineerd.

 Files: Hetgeen waar de meeste mensen in Nederland zich het meest aan ergeren, zijn de ellenlange files! Met forenzen die dagelijks lang moeten reizen zijn nieuwe afspraken gemaakt. Deze mensen werken het eerste uur vanuit huis en rijden daarna richting kantoor. Minder ergernis, tijdsbesparing, milieuvriendelijker en nooit meer te laat!

Ik denk zelf dat HNW voor 95 % van alle 7,5 miljoen werkende mensen in Nederland mogelijk is, dus heeft het zeker nut om hier aandacht aan te besteden! Er zijn al ongeveer 1 miljoen ZZP’ers in Nederland. Als we hiermee beginnen hebben we dus al 1 miljoen “Nieuwe Werkers”. ‘S avonds opnemen op je zakelijke telefoon, want wie weet is dit een klant. Maar zeker ook voor de werknemers die tijdsgebonden en/of plekgebonden zijn, is HNW ideaal.

Wil je meer lezen over HNW? Lees al mijn blogs op www.jeffsolutions.nl of https://jeffmeetings.wordpress.com/ en bekijk mijn Linkedin profiel: http://www.linkedin.com/company/jeff-solutions. Naast ‘Dag van Het Nieuwe Werken’, wenst JEFF jou een fijne Valentijnsdag.

Het nieuwe jaar is inmiddels al een aantal weken oud. Sommige goede voornemens zijn inmiddels alweer geparkeerd voor volgend jaar en de eerste vergaderingen van 2012 zijn een feit.
Hoog tijd voor een update wat de plannen zijn voor JEFF MEETINGS in 2012, want het goede voornemen van JEFF ‘Iedereen in Nederland vergadert papierloos’ staat nog als een huis!

Middels deze blog willen we je informeren over de ontwikkelingen waar je de komende tijd naar kan uitkijken, kortom de plannen van 2012!

2011:
De geboorte van JEFF MEETINGS. In augustus is gestart met de ontwikkeling van JEFF MEETINGS. En oktober hebben we de livegang van de website gevierd met een tafeltennisdemonstratie verzorgd door Enjoy en Deploy waarvoor nogmaals dank. Inmiddels zijn de eerste vergaderingen met JEFF MEETINGS een feit en dit succes smaakt naar meer. Om nog efficiënter te vergaderen zullen er de komende tijd een aantal uitbereidingen aan de applicatie gedaan worden.

Plannen voor eerste kwartaal:
Om JEFF MEETINGS verder te ontwikkelen naar de ultieme vergader tool zal er binnenkort weer een update beschikbaar zijn. Deze update bevat;
– Mogelijkheid tot maken van privé notities in JEFF MEETINGS
– Koppeling met MS Outlook

Voor de verdere ontwikkelen, houd de blog in de gaten of volg via twitter de dagelijkse updates van JEFF MEETINGS.

In de Week van het Nieuwe Werken en in de twee weken daarop, heeft JEFF MEETINGS drie Nespresso Pixies verloot onder de deelnemers van het JEFF MEETINGS Twitterspel. JEFF MEETINGS heeft dit spel opgezet om een brug te slaan tussen Het Nieuwe Werken en JEFF MEETINGS. Het Nieuwe Werken en het Nieuwe Vergaderen wordt mogelijk gemaakt met JEFF MEETINGS, omdat dit staat voor digitaal en papierloos vergaderen op de iPad. De drie winnaars werden met een persoonlijk bezoek verblijd door JEFF MEETINGS.

Gerhard Radstake
Dinsdag 22 november werd de Nespresso naar de winnaar van de eerste week gebracht; Gerhard Radstake was de eerste gelukkige. In 2009 een leuk product ontwikkeld, bel Ada, ‘Analoog Digitale Assistent’. “Commerciële buitendienst medewerkers besteden slechts 22% van de tijd aan klantcontact, de overige tijd gaat voornamelijk in de afwikkeling en administratie van een afspraak zitten”, vertelde Gerhard. Tijdens de file is het product idee ontstaan. Dagelijks 3 tot 4 uur tijd verdoen in de file, om ’s avonds deze tijd door te werken, dat moet efficiënter kunnen, dacht Gerhard. Hieruit is bel ADA ontstaan.  Dankzij bel Ada wordt tijd efficiënter besteed. Hiermee wordt het namelijk mogelijk om de gespreksnotities in te spreken. Deze worden vervolgens uitgewerkt door een persoonlijke assistent en naar je toe gemaild.

Gerhard vertelde dat hij eigenlijk niet veel gebruik maakt van Twitter, maar samen met zijn vrouw het over een nieuw koffiezet apparaat had gehad. Senseo was niet zo lekker

meer en een Nespresso gewenst. Toen de actie langskwam nam hij actie en had geluk!

“Om wensen tot werkelijkheid te laten komen moet je ze loslaten.” Met deze benadering heeft Gerhard al vele dingen bereikt, waaronder een nieuw koffiezet apparaat. De beoogde auto Mercedes McLaren cabrio is de volgende wens op het lijstje.

Het Nieuwe Werken bij KPN
Martijn Sonius, winnaar van de tweede Nespresso, toevallig ook de honderdste volger van JEFF MEETINGS, werkt in het dagelijks leven op de marketingafdeling van KPN glasvezel in Den Haag. Martijn vertelde dat er bij KPN veel gebruik wordt gemaakt van het nieuwe werken. Zo wordt er namelijk uitsluitend gewerkt met flex-plekken in plaats van vaste bureaus. “Ideaal voor de grote afdeling die wij hebben; er werken 15 mensen op de afdeling. Je spreekt meer mensen en hebt meer afwisseling in contact met je collega’s.” Daarbij faciliteert KPN in handige tools om conference calls en documenten uitwisselen en beheren mogelijk te maken. Het Nieuwe Werken is voor Martijn, die in Utrecht woont ideaal “Vaak als er veel file staat, begin ik ’s ochtends thuis en vertrek ik na de file naar mijn werk. Daarnaast werk ik flexibel een dag in de week thuis.”

Opzetten gebruik Social Media
Op 14 december werd Yda als derde winnaar verrast met een Nespresso. Toeval wilde dat dit ook de verjaardag was van Yda. Namens JEFF MEETINGS nogmaals gefeliciteerd. “Normaal doe ik nooit mee en zeg ik ook tegen mijn kinderen, niets is gratis in de wereld.” Dus toch, soms is het geluk daar.  Binnen haar dagelijkse werkzaamheden als webcoördinator is ze bezig met het opzetten van Social Media; “Het is zo’n enorm groeiend medium, je kan het niet meer negeren. Echter er zijn nog veel twijfels; veiligheid en een deel van je controle gaat verloren wanneer er gestart wordt met Social Media.” Twijfels die bij Remotion en JEFF MEETINGS erg bekend klinken. JEFF MEETINGS is sinds het begin al gestart met Social Media. JEFF MEETINGS is actief op Twitter, Facebook en op blogt.

Het was niet de eerste keer dat Yda kennis maakte met Remotion. In het verleden heeft Remotion in samenwerking met mailplus een lezing gegeven over nieuwsbrief systemen. Inmiddels wordt dit gebruikt en hiermee de eerste stappen op het gebied van social media gezet. Wanneer ook de volgende stappen worden gezet, zullen we haar volgen.

Namens JEFF MEETINGS wensen we iedereen heel veel plezier met de Nespresso!

Onlangs schreef Marketingfacts een blog over het meenemen van eigen apparaten, oftwewel ‘bring your own device’. Nederland loopt voorop, 3 op de 10 Nederlanders maakt gebruik van een eigen laptop, smartphone of tablet voor werkdoeleinden. Naast dat medewerkers de apparaten gebruiken voor werkdoeleinden en dus gemakkelijker in eigen tijd doorwerken, betekent het ook een besparing.

Bijna 40% van de medewerkers betaalt de apparaten uit eigen zak, minder dan 1 op de 3 werkgevers vergoedt alles. Maar waarom maakt men gebruik van mobiele apparaten. De belangrijkste reden is het gemak. Mobiele apparaten zoals tablets worden veelvuldig gebruikt door mensen die regelmatig onderweg zijn en klantbezoeken afleggen.

iPad als extra voor laptop

Op internet zijn vele blogs over applicaties die efficiënt werken gemakkelijk maken. Zoals MS office ondersteunende programma’s, of het iWork pakket van Apple: bevattende Pages, Numbers en Keynote. Maar ook apps die het mogelijk maken om een to-do list bij te houden, agenda’s te beheren en digitaal vergaderen. Door gebruik van verschillende applicaties wordt een werkplek flexibeler en ben je in staat om werkzaamheden efficiënter in te delen en te coördineren. Bovendien werkt het kostenbesparend, helemaal het nieuwe werken!

Welke apps zijn handig?

Evernote, Dropbox en GoodReader zijn een aantal bekende applicaties die voor verschillende doeleinden geschikt zijn. Middels Evernote is het mogelijk om webbased notities voor jezelf te maken en bij te houden. GoodReader stelt je instaat om alle documenten te lezen en aantekeningen te maken, net als iAnnotate. En met Dropbox kun je documenten in een cloud omgeving beheren. Voor vergaderingen is JEFF MEETINGS natuurlijk een prachtig product.

Wat vindt JEFF van Het Nieuwe Werken?

Het Nieuwe Werken betekent voor velen een uitkomst. Werkzaamheden indelen op momenten dat het uitkomt, een drukke baan combineren met bijvoorbeeld een gezin of ’s ochtends de files vermijden. Naast dat Het Nieuwe Werken betrekking heeft op het indelen van de werkzaamheden naar wanneer het uitkomt, wordt er ook meer gebruik gemaakt van tools die werkzaamheden efficiënter kunnen doen, zoals gebruik van Smartphones en tablets.

JEFF juicht Het Nieuwe Werken toe omdat er efficiënt wordt samengewerkt, Joint EFFiciency. Daarbij wordt er veel tijd en kosten bespaard als iedereen efficiënt samenwerkt.

 Dit was de laatste dagelijkse blog in de week van Het Nieuwe Werken. Wil je meer weten over JEFF? Volg hem op twitter, of wordt vrienden op Facebook.

Volg

Ontvang elk nieuw bericht direct in je inbox.

Doe mee met 225 andere volgers